Blog

De 5 belangrijkste stappen voor een beter Time-management

Time management tips: zorgvuldig omgaan met kostbare tijd

  • Je hebt het gevoel dat je belangrijke zaken in je leven verwaarloosd
  • Je voelt de teleurstelling van je omgeving als je zegt “ik heb geen tijd”
  • Je voelt de enorme druk van de hoeveelheid informatie die je dagelijks moet verwerken
  • Je voelt je gestressed omdat je vastzit in de nooit eindigende rat race

Tijd is kostbaar. Dus moet je er effectief mee om gaan. Maar vaak weet je niet hoe je de beschikbare tijd optimaal kunt benutten en dus blijven de resultaten uit.

Natuurlijk kun je hiervoor een timemanagement training volgen, maar de eerste stappen kun je eenvoudig zelf zetten.

Stap 1: Wordt weer baas over je agenda.

Een agenda is een hulpmiddel. Daar staan je afspraken in. Maar vaak alleen die zaken die veel tijd vragen: die brief die de deur uit moet, die offerte die je moet maken, dat gesprek met je leidinggevende, enz. Maar niet dat gesprekje met je collega die zo lang ziek was, dat telefoontje dat je ‘even’ pleegt en meer kleine zaken.

  • Gebruik een agenda waar je ook je kleinere taken in vermeld.bv. Google Agenda. 
  • Probeer een week lang consequent ook je taken te noteren. Daarna wordt het een gewoonte.
  • Gebruik je agenda om te plannen en je hoofd om te denken.

Stap 2: De telefoon (be)heerst

De telefoon is een hele vervelende afleider. Meestal noodzakelijk, maar daarom niet minder een afleider.
Je kunt je telefoontjes beter onder controle krijgen als je het volgende toepast:

  • Moet je iemand bellen, doe dat in het begin van de dag. Zo loop je niet het risico dat diegene jou belt, juist als je bezig bent.
  • Heb je het geluk dat je een telefoniste of secretaresse hebt, instrueer diegene dan om een aantal telefoontjes zelfstandig af te handelen.
  • Houdt telefoongesprekken doelgericht, zakelijk, kort doch vriendelijk.

Stap 3: Ook email is een bekende afleider

  • Lees je email op vaste tijdstippen op de dag. Op deze manier kun je de rest van de dag je mail ‘loslaten’.
  • Gebruik de 5 minuten-regel. Kun je het bericht in 5 minuten afhandelen doe het dan meteen. Duurt het langer, plan het dan in.
  • Gooi e-mails direct weg die oninteressant zijn, niet bruikbaar en een tijdverspilling zijn
  • Meld je af van nieuwsbrieven waar je toch niets mee doet
  • Schakel je e-mail programma uit als je met andere belangrijke zaken bezig bent.

Stap 4: Clean desk policy

Je zult het misschien niet geloven, maar het is bewezen dat je aan een opgeruimd bureau effectiever werkt dan in een chaos.

  • Werken in chaos kost tijd.
  • Belangrijke zaken moeten opzoeken in een berg papier, kost tijd.
  • Zorg dat de werkplaats, het bureau, opgeruimd is en overzichtelijk.
  • Werken aan een “clean desk” met zaken die urgent zijn, kan nooit voor afleiding zorgen.

Stap 5: Vergaderen is tijdrovend

Deze stap geldt niet voor iedereen. Maar als je veel vergadert weet je dat dit tijdrovend kan zijn. Om tijd te sparen kun je bij een volgende vergadering eerst nagaan:

  • Is je aanwezigheid van belang?
  • Plan vergaderingen voor de lunch of aan het eind van de werkdag, dat geeft onnodig uitlopen minder kans,
  • Zet mobiele telefoons uit en zorg dat niemand stoort,
  • Bereid vergaderingen goed voor.

Zorgvuldig omgaan met de beschikbare tijd betekent winst. Nog enkele bruikbare tijdsbesparing tips:

  • Begin als eerste met zaken waar je tegenop ziet,
  • Plan tijd in waarop je ongestoord kan werken,
  • Zorg voor afwisseling, na inspanning volgt ontspanning, om de rest van de dag geconcentreerd bezig te kunnen blijven,
  • Stel deadlines voor jezelf,
  • Hak grote klussen in kleinere en overzichtelijke klussen,
  • Meten is weten. Houd de tijd bij van de taken die je doet zodat je een goede planningkan worden,
  • Stress ontstaat door al het werk dat blijft liggen,
  • Realiseer je dat 80% van alle belangrijke zaken in slechts 20% van de beschikbare tijd gedaan kan worden. Zorg dat in deze 20% alle urgente zaken worden afgehandeld,
  • Stel prioriteiten: wat is belangrijk en wat niet? Stel medewerkers en collega´s op de hoogte!
  • Leer te delegeren en leer “nee” te zeggen,
  • Stel belangrijke zaken nooit uit, voer ze zo snel mogelijk uit,
  • Werk aan één ding tegelijk,
  • Volg een training time-management!

Je kent zeker mensen die dit artikel ook interessant vinden. Deel het op Social Media.

Delen op

Meld je aan voor de nieuwsbrief

* verplicht veld